Mejoras de impresión. Imprimir, servir y guardar documentos

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Hoy en día ha cambiado la forma de enviar un documento a nuestros clientes, antes se imprimían y se enviaban mediante correo ordinario, pero ahora existen varios métodos y formatos para el envío.

Es decir, por ejemplo, el concepto de “compartir” una factura para hacerla llegar al cliente, puede ser:

  • Se puede enviar por correo electrónico
  • Se puede enviar a la impresora
  • Se puede enviar a fichero, con posibilidad de varios formatos.
  • Se puede enviar a una plataforma (Face, Pimec, etc.)

 

Al ir añadiendo estas funcionalidades a lo largo del tiempo, ahora mismo, existen varias opciones diseminadas por la aplicación, que no son ágiles ni de encontrar ni de usar.

Esta nueva funcionalidad, pretende unificar las opciones y facilitar al usuario el cómo enviar, por ejemplo, por correo electrónico una factura, ya que ahora mismo, la opción está oculta.

 

En la selección de documentos

Se añaden tres botones en la selección: "Imprimir, Enviar, Fichero".

 

asesor imprimir enviar fichero

 

En la edición del documento

Desde la edición del documento, también se añaden los botones. Si situamos el puntero del ratón, sobre cada uno, se mostrará la descripción.

 Edición de documento

Estos botones, accederán a una pantalla común.

Nota: Esta pantalla puede tener opciones variables, en función, de si se ha llegado con la selección de un solo registro o si se llega con una petición de varios registros.

 

Nueva pantalla compartir

Esta pantalla se divide en dos secciones o pestañas, "Selección" y "Detalle".

 

Selección

A esta pantalla se accederá pulsando cualquiera de los botones y será donde se detallan los datos del envío.

asesor seleccion

En el apartado "Medio" deberemos indicar  porque vía queremos compartir el documento, puede ser Impresora, correo electrónico y fichero. Según la opción elegida, cambiará la pantalla solicitando más o menos información. La parte central, es la zona donde va cambiando según el medio seleccionado.

 

Detalle

En la pestaña "Detalle" veremos todos los documentos que se van a procesar. De esta forma, el usuario puede confirmar el envío que realizará.

Ver en más información en el apartado "Procesar envío".

 

Correo electrónico

Al acceder por el botón "Correo electrónico", por defecto, quedará marcado el "Medio" con ese valor y se mostrarán los datos necesarios.

 

correo electronico

 

Formato de fichero

En la parte derecha, hay que decidir qué tipo de formato enviamos adjunto al e-mail.

  • Podemos seleccionar "Según cliente" en cuyo caso, el documento será enviado con el formato del fichero que tenga definido la ficha del cliente.

Por ejemplo, si tenemos varias facturas para enviar, y en cada cliente un formato diferente (uno tiene pdf, otro tiene efactura, otro bmp...), al seleccionar esta opción a cada cliente se le enviará con el formato de fichero correspondiente.

  • Si seleccionamos "Utilizar formato" todos los documentos se enviarán con el formato que se indique en ese momento.

asesor utilizar formato

 

Si tenemos firma digital, al elegir un formato que permite firma, se habilitará la opción para seleccionarlo.

Nota: En el caso de elegir formato facturae es obligatorio y se marcará por defecto.

 

Opciones de envío

La siguiente sección será la de las "Opciones del envío":

 

Opciones de envío

 

  • Personalizado: Si esta opción está desactivada, cuando se han seleccionado documentos de varios clientes, la opción “para” se deshabilitará indicando la etiqueta [varios destinatarios].

    Cuando la selección de los documentos, son todos del mismo cliente, en el “para” se mostrará la dirección de email del destinatario de ese cliente, tanto si está marcado como si no y será modificable.
    En el caso de que haya varios clientes estará en blanco.
  • Envío agrupado: Cuando se seleccionamos más de un documento, para un cliente, podemos decidir si el envío es agrupado o no. Es decir si agrupamos, le llegará un solo correo electrónico con todos los ficheros adjuntos, en caso contrario, se enviará un correo electrónico por cada documento.

  • Marcar como impresos los enviados: Si se marca esta opción, cada vez que se envíe un correo electrónico, el documento, quedará también como impreso.

 

Correo electrónico (definir destinatarios):   

  • Para: El botón de escoger contactos en el ‘Para, CC, CCO’ solo se podrán usar, cuando sea siempre el mismo cliente.
  • CC / CCO: estarán siempre disponibles y en blanco para que el usuario pueda escribir lo que crea conveniente.
  • Asunto: En el asunto, tiene una parte fija y una parte variable. La parte fija, es la que establece la aplicación y será la misma que hasta ahora, pero en la parte variable,  el usuario, podrá ampliarlo con el texto que desee.

Por ejemplo, si estamos enviado facturas, la parte fija será esta:

 

Asunto

 

Modelo de documento

La parte inferior, es común a todos los medios, es decidir el modelo del documento.

Por último, la parte inferior es tal y como la conocemos a día de hoy, es decir el usuario puede escoger el modelo que quiere que se use para el envío y además definirse sus propios modelos.

 

Modelo de documento

 

Fichero

Veamos el detalle cuando la acción sea "Generar un fichero".

 

Formato de fichero

En la parte derecha, hay que decidir qué tipo de formato enviamos adjunto al e-mail.

  • Podemos seleccionar "Según cliente", en cuyo caso, el documento será enviado con el formato del fichero que tenga definido la ficha del cliente.

asesor seleccion fichero

Por ejemplo, si tenemos varias facturas para enviar, y en cada cliente un formato diferente (uno tiene pdf, otro tiene efactura, otro bmp...), al seleccionar esta opción a cada cliente se le enviará con el formato de fichero correspondiente.

  • Si seleccionamos "Utilizar formato" será enviado todos los documentos con el formato, que se indique en este momento.

Si tenemos firma digital, al elegir un formato que permite firma, se habilitará la opción para seleccionarlo.

Nota: En el caso de elegir formato efactura es obligatorio y se marcará por defecto.

 

Opciones de fichero

En esta sección tenemos la opción:

  • Marcar como impresos los enviados: Si se marca esta opción, cada vez que se envíe un correo electrónico, el documento, quedará también como impreso.

 

Fichero

En esta sección será donde se le define en qué ubicaciones se guardan los ficheros. Por defecto, se carga lo asignado en datos generales.

Ubicaciones

  • Directorio de destino: Se indica la carpeta, donde se guardarán los ficheros generados.
  • Directorio FACE: Cuando el formato es FACE, esté será el directorio donde guardar.
  • URL entrada facturas electrónicas: En el caso de tener el formato FACE, se mostrará el link de acceso. El que está asignado por defecto en "Datos generales".

 

Modelo de documento           

Por último, la parte inferior es tal y como la conocemos a día de hoy. Es decir, el usuario puede escoger el modelo que quiere que se use para el envío y, además, definirse sus propios modelos.

Modelo de documento

Nota: Cuando el formato de envío sea XML, por ejemplo EFACTURA O FACE se deshabilita.

 

Imprimir

Cuando se accede pulsando Imprimir, la pantalla solicitará lo siguiente:

Opciones de impresión

En esta sección tenemos la opción.

  • Reimprimir los ya impresos: Si se marca esta opción, se imprimirá de nuevo los documentos, aunque ya se hayan impreso en alguna otra ocasión.


Reimprimir

 

En Impresora, se mostrará seleccionada, según lo que esté configurado en datos generales para ese tipo de documento. El botón de propiedades, nos permitirá acceder a las propiedades de la impresora.

 

Procesar envío

Esta lista permite filtrar y ordenar de forma que pueda llegar a marcar/desmarcar los que le interese.

Si no se quieren procesar todos los registros de la lista, podemos marcar/desmarcar manualmente los que corresponda (también es posible hacerlo usando los botones).

Asimismo, también se permite la multi –selección, pulsando al mismo tiempo el "botón Ctrl".

asesor procesar envio


Desde un registro, si pulsamos el botón derecho del ratón, tenemos varias opciones:

asesor opciones envio

  • Mantenimiento registro actual: Accede al documento origen.
  • Mantenimiento cliente del registro actual: Se accede a la ficha del cliente
  • Previsualizar: Podemos ver una vista previa del documento que se va a enviar.
  • Seleccionar/anular/ Invertir/ marcar /desmarcar: Con estas opciones (lo mismo que los botones en la parte inferior), permiten marcar aquellos registros que realmente deseamos enviar.

Una vez se ha configurado el envío, se ha comprobado en "Detalle" los documentos que se van a enviar, al pulsar el botón "Procesar" puede ser que salga una pantalla con alguna incidencia.

 

Posibles incidencias     

Supongamos que, por ejemplo, la contraseña definida para la firma digital, no es correcta y en el envío hay facturas con firma.

Nos mostrará una pantalla con la relación de incidencias.

asesor relacion incidencias

 

 

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