Integracion con Mailchimp

a3ASESOR | business 360

 

Para la gestión de envíos masivos de e-mails, por ejemplo, la realización de campañas de marketing o la comunicación con un determinado grupo de contactos, es necesario tener la base de datos de contactos actualizado.

Desde a3ASESOR|business 360, podrás realizar el mantenimiento de esta base de datos y con la ayuda de la plataforma Mailchimp, gestionar la creación y el envío de campañas personalizadas.

Importante: La gestión del envío de e-mails se realiza desde la plataforma de Mailchimp, por lo que la configuración que tenga a3ASESOR|business 360 respecto al envío de e-mails, no influye.

 

1 - ¿Qué es una lista de distribución?

2 - Antes de empezar

3 - Activación y configuración integración

4 – Listas de distribución

5 - Plantillas

6- Campañas

 

1 - ¿Qué es una lista de distribución?

Una lista de distribución es un conjunto de direcciones de correo electrónico que cumplen algún criterio en común, que nos permitirá enviar e-mails de forma conjunta a todos los contactos de esa lista.

Algunos ejemplos de listas de distribución:

  • Contactos de la provincia de Barcelona
  • Clientes que no han comprado en los últimos 6 meses
  • Top clientes facturación

Con esta nueva funcionalidad, desde la aplicación se pueden gestionar las listas de distribución mediante la integración con la plataforma Mailchimp, que será el encargado de gestionar el envío de los e-mails.

 

2 - Antes de empezar

Antes de empezar, aunque el usuario no tendrá necesidad de acceder a Mailchimp, ya que prácticamente se podrá realizar toda la gestión desde a3ASESOR|business 360, sí que es necesario tener el conocimiento de algunos conceptos básicos.

  • Alta y baja de contactos.
  • Tags (etiquetas).
  • Audiencia.

 

3 - Activación y configuración integración

El primer paso para poder integrar Mailchimp con la aplicación, es la configuración y activación de ambas aplicaciones.

Para ello hay que realizar los siguientes pasos:

  • Crear una cuenta en Mailchimp.
  • Crear una Audiencia.
  • Anotar la ‘Clave Api’ (será necesario para la activación desde la aplicación).

 

3.1 Crear una cuenta en Mailchimp

El primer paso, si aún no se dispone de una cuenta, es crear una.

NOTA: Es importante, que, si tenemos varias empresas en la aplicación, se cree una cuenta en Mailchimp para cada una de ellas, no se puede usar una misma cuenta en dos o más empresas de a3ASESOR|bussines B360. No se puede evitar y se puede configurar, pero no funcionará.

Hay varios planes y en función del volumen de contactos, tendrán diferentes tarifas, aunque incluye un plan gratuito, que permite tratar unas 2000 cuentas de e-mails o contactos.

En nuestra cuenta, también hay que crear una audiencia, que será donde se alojen todos nuestros contactos y campañas. Este proceso se debe realizar desde la web de Mailchimp.

NOTA: Consultar en la propia web para obtener más información sobre los planes disponibles. Y como crear tanto la cuenta como las audiencias.

 

3.2 Anotar la clave API

Una vez tenemos una cuenta, se accede a los datos de información de la cuenta desde el menú superior seleccionado la opción “Cuenta.”

Cuenta

 

En el menú, selecciona la opción “Extras / Claves API”.

claves api

 

En la parte inferior tenemos la información de nuestra clave API, que es un texto de números y letras. Anotar ese número, se necesitará para el siguiente paso.

 

sus claves

 

3.3 Configuración desde a3ASESOR|business 360

El último paso para la integración se realiza desde la aplicación. Entrar en la opción Mailchimp que está en la categoría “CRM / Mis favoritos”.

 

mailchimp

 

o desde el buscador de opciones tecleando Mailchimp.

configuracion mailchimp aplicación

 

En la parte izquierda tenemos los datos de la vinculación, la primera vez estará vacío y hay que integrarlo mediante la opción de configuración.

Pulsar el botón “Configuración” que hay debajo del logo de Mailchimp.

 

configurar mailchimp

 

En la siguiente pantalla, el primer apartado, hay que copiar la clave API que reservamos de la cuenta de Mailchimp.

 

Insertar clave

 

Además, nos permitirá configurar, las preferencias de filtros, así como asignar nombre y cuenta de e-mail que se usará por defecto en el envío de e-mails.

Una vez se ha integrado con éxito, se verá la información de la cuenta y si está conectado. De esta forma si hay algún problema, el usuario cada vez que acceda a la opción desde la aplicación, tendrá la información del estado.

 

opciones de mailchimp

 

4 – Listas de distribución

Para realizar nuestras campañas de envío de correos, el primer paso, es crear una lista de distribución, que es un conjunto de direcciones de correo electrónico, que cumplen algún criterio en común.

 

4.1 Tipos de listas de distribución

Hay dos tipos de listas:

  • Dinámica: Cuando una lista de distribución, se incluyen todos los registros del resultado del filtro, por ejemplo, si el filtro es Clientes de Madrid y el resultado devuelve 20 clientes y los incluimos todos en la lista, esta será dinámica, es decir, que si un día se realiza una campaña enviará 20 e-mails y en cualquier otro momento, al realizar nueva campaña usando esta misma lista, pueden ser que se realice un envío de 30 e-mails, porque esta lista de distribución es variable, es decir hemos podido añadir en nuestra base de datos 10 clientes de Madrid nuevos, por lo que al usar esta lista se ‘refresca’ el filtro de clientes y se actualiza añadiendo los nuevos registros.
  • Estática: Este caso, será cuando al ejecutar un filtro, no se añaden todos los registros, o que en un momento dado se quite algún registro. En ese momento esa lista quedará siempre fija, es decir con los registros que tuviera en el momento del alta de la lista. Esta no se actualizará, aunque el filtro cambie.

 

4.2 Creación de filtros desde vistas SQL

Para la creación de las listas de distribución, un punto muy importante es la creación de los filtros que se aconseja crear la SQL antes de la creación de la lista de distribución, ya que, una vez guardada una lista, como ya se envían los datos a Mailchimp, dicho filtro no podrá ser modificado ni borrado.

Nota: El usuario debe tener conocimientos de cómo crear sentencias SQL para obtener el máximo provecho de esta funcionalidad.

Veamos un ejemplo de cómo crear una lista de distribución para el envío de publicidad, a todos aquellos clientes que sean de Madrid.

Por lo que el primer paso será crear el filtro correspondiente.

Desde la opción de Vistas SQL de a3ASESOR|business 360, creamos nuestra consulta.

Nota: Es importante que en el SELECT como mínimo estén los campos de Idorg, Codcli, Nomcli, e_mail_publi, se puede sustituir por * ya que a3ASESOR|business 360 se encargará de seleccionar los datos necesarios.

filtros mailchimp


Hay que tener en cuenta:

  • Enviar publicidad: Es importante que en la condición se añada Enviarpubli=1 ya que si no está activo no será permitido ese contacto en la lista. Si no se añade, al incluir un contacto sin esta condición, en la creación de la lista, nos dará error y será el usuario quien deberá editar el contacto y marcar el check.
  • Obsoleto: También hay que tenerlo en cuenta para evitar enviar correos a un contacto que ya no está vigente, según la campaña, ya que precisamente podría llegar a interesar todo lo contrario, realizar una campaña especial para clientes obsoletos, para intentar recuperarlos.

Ya estamos listos para crear nuestra primera lista de distribución.

 

4.3 Creación de una lista

Veamos un ejemplo de cómo crear una lista de distribución para el envío de publicidad, a todos aquellos clientes que sean de Madrid

- Seleccionamos la opción de menú Mailchimp.

En la pantalla principal, seleccionamos la opción “Listas de distribución”.

 

Lista de distribución

 

En la parte inferior, pulsamos el botón "Nueva".

Nueva

 

El primer paso será decidir de que entidad deseamos realizar la lista de distribución, podemos seleccionar entre Contactos, Clientes y proveedores.

opciones de la lista

 

En nuestro ejemplo, seleccionamos "Clientes" y pulsamos "Aceptar".

- El siguiente paso es darle un nombre a la lista.

Este debe ser representativo, del tipo de criterio que contiene la lista, en nuestro ejemplo, será “Clientes de Madrid”.

Hay que tener en cuenta que este nombre será traspasado a Mailchimp como Tags (‘etiquetas’) y cada contacto de esta lista, tendrá dicho Tag.

 

etiquetas

 

No pueden existir listas de distribución con el mismo nombre o tag que ya se haya creado anteriormente, o por ejemplo ya tengamos en nuestra cuenta de Mailchimp con anterioridad a la integración con la aplicación.

  • Importante: Para facilitar la tarea, de buscar un nombre que no exista en Mailchimp, se puede consultar los Tags existentes, pulsando el botón “Ver tags existentes”.

etiquetas

Ahora toca añadir los contactos a la lista, para ello en la parte inferior es donde podemos usar

los filtros para localizarlos.

 

Uso de filtros

Si desplegamos la lista de filtros, ya tenemos algún filtro predefinido y si no existe el que deseamos, lo podemos crear.

filtros

 

  • Nota: Si un filtro ya se ha usado en alguna campaña, ya no se podrá ni editar ni borrar.

Pulsamos el botón “Nuevo filtro”. Le damos un nombre y una descripción al filtro, y en la sentencia SQL, copiamos la vista creada desde la otra opción y pegamos.

filtro

Pulsar en “Verificar sentencia SQL”, para comprobar que está correcto y salimos de la ventana.

 

Desplegamos la lista de los filtros y ahora veremos el nuevo que acabamos de crear. Lo seleccionamos.

filtros

 

Pulsar el botón “Ejecutar filtro”. El proceso según el volumen de nuestra base de datos puede tardar un poco.

 

4.4 Asignar e-mails a la lista

En la parte inferior obtendremos el resultado de todos los clientes que tienen como provincia Madrid y que además tiene el check marcado de que permite publicidad.

 

clientes

 

Por último, solo queda seleccionar todos los clientes y pulsar el botón “Agregar clientes”.

En la parte superior ya tendremos la relación añadida, además podremos comprobar si la validación es correcta o en algún registro hay algún error.

 

validación mails

 

En caso de errores, se puede acceder a la ficha del registro mediante el botón “Lupa” que tenemos a la izquierda y solucionar el problema.

  • Importante: Hasta que no está todos los registros validados, no se podrá guardar la lista de distribución.

Guardamos la lista y ya lo tenemos.

En la pantalla de selección, pulsamos el botón “Refrescar” y tenemos ya disponible nuestra nueva lista.

nueva lista

 

5 - Plantillas

Las plantillas será el contenido del e-mail, en el que se nos permitirá añadir texto, imágenes, vínculos etc., además de añadir campos externos.

Son una solución ideal, para destacar el contenido de la comunicación a tus destinatarios.

Puedes crear varias, según la campaña a enviar y adaptarlas con el diseño de la imagen de tu negocio.

Las plantillas se pueden crear desde Mailchimp, que en ese caso desde a3ASESOR|business 360 las podrás visualizar y utilizar en tus campañas o crearlas directamente en a3ASESOR|business 360 y de forma automática se publicará en Mailchimp.

 

plantillas

 

Si pulsamos el botón “refrescar”, en caso de tener alguna plantilla ya creada, tanto desde a3ASESOR|business 360 como desde Mailchimp, las podremos visualizar.

Cuando se guarda en Mailchimp, puede tardar unos minutos hasta que tengamos acceso a la vista previa. Se puede saber cuando ya está sincronizada, en el momento en que tengamos el link cargado en la columna “Vista previa”.

 

Este es un ejemplo de la vista previa de la plantilla Vacaciones y la de Ventas.

 

 ejemplo

 

En este caso, no la tendremos en la aplicación y al refrescar no se verá, pero podremos abrirla tantas veces sea necesario.

Otra alternativa, es definirlas o editarlas desde Mailchimp, en caso necesario.

 

5.1 Crear una plantilla

Para la creación de una plantilla es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Pulsar el botón "Nuevo".

2. Añade el texto, imágenes, etc. para el diseño de tu plantilla. Puedes usar las diferentes herramientas que tienes a tu disposición.

Por ejemplo, las herramientas para el texto:

 

editar plantilla

 

Para añadir imágenes, links, etc.

añadir link

 

Guardar en local

Al crear una plantilla desde a3ASESOR|business 360 hay dos opciones para guardarla, si ya está finalizada se guarda en Mailchimp, pero en este caso ya no se podrá editar desde la aplicación.

guardar en mailchimp

Al guardar nos saldrá un aviso de confirmación.

aviso de confirmación

 

Si, por el contrario, aún no se ha finalizado el diseño de nuestra plantilla y tenemos que guardarla para continuar en otro momento, deberás pulsar en “Guardar en local”.

 

guardar en local


Al guardar, deberás seleccionar un directorio de tu equipo. Cuando más adelante, se quiera continuar con el diseño, bastará con crear una nueva plantilla (no se habrá guardado) y abrir dicho fichero.

Merge Fields

Desde dentro de la definición de la plantilla, en la parte de la derecha, tenemos los “Merge Fields”, será para poder añadirlos a nuestro diseño.

Por ejemplo, para personalizar el correo con el nombre del destinario, o añadir información particular de cada uno de ellos.

 

merge fields

Para añadir un campo, basta situar el cursor justo en la posición donde se desea incluir y arrastramos el campo deseado a la plantilla.

 

Un ejemplo de una plantilla usando estos campos sería el que se muestra a continuación:

  • Los merge fields son “NOMCLI y TFACTURA”, los que en el momento de enviar el e-mail a cada cliente serán sustituidos por el nombre y el total de la facturación.

 

  • Nota: Consulta la sección Configurar Merge Fields para saber cómo crearlos

 

Configuración de Merge Fields

En las plantillas, se permite añadir información variable para poder personalizar el e-mail según el destinatario. Se puede crear desde dos puntos de la aplicación:

  • Desde el menú principal “Merge Fields”.

insertar merge fields

  • Desde la propia plantilla, en la parte derecha pulsando el botón Nuevo

nuevo

 

Veamos como crear un nuevo campo, en nuestro ejemplo crearemos

- Accedemos desde el menú principal, pulsar el botón "nuevo"

- En la siguiente ventana, hay que seleccionar la audiencia que hemos creado desde Mailchimp.

audiencia

- Se abre la ventana para diseñar nuestro nuevo campo. En nuestro ejemplo queremos informar del total de facturación del año por trimestres a nuestros clientes.

diseñar nuevo campo

- Seleccionamos a tabla clientes y el campo Calculado.

 

        

Se le asigna un nombre para el campo, este nos servirá para saber su fórmula a la hora de utilizarlo posteriormente en nuestras plantillas.

- Por ejemplo, TQ1 y pulsamos los … del apartado "Seleccione sentencia".

selecionar sentencia

 

En la pantalla que se abre, será donde escribir la sentencia SQL para que calcule el total facturación por cliente.

  • Nota: Igual que en la creación de los filtros, de la lista de distribución, se recomienda realizar la sentencia desde la opción de vista SQL para confirmar que es correcta y luego se copia y pega en esta ventana.

En nuestro ejemplo la SQL sería, esta calcula el total facturación (base imponible) de los meses Enero, febrero y marzo del 2020:

 

SELECT SUM(BASE) FROM CABEFACV

LEFT OUTER JOIN CLIENTES ON CABEFACV.CODCLI=CLIENTES.CODCLI

WHERE YEAR(CABEFACV.FECHA)=2020 AND MONTH (CABEFACV.FECHA) in (1,2,3)

 

Pulsar comprobar sentencia, para detectar algún error, si todo va bien nos devolverá el resultado de la consulta. Pulsar "guardar".

Ya solo falta añadirlo a nuestra plantilla y listo.

añadir a la plantilla


Cuando se realice una campaña y se envíe esta plantilla, el contacto recibirá el correspondiente e-mail, con los importes del primer trimestre y el segundo.

 

ejemplo

 

6.- Campañas

Las campañas es el envío de e-mails a una lista de distribución con un mensaje en común. Por ejemplo, pueden ser campañas.

  • Presentación a nuestros contactos de un nuevo producto
  • Felicitación de Navidad a todos nuestros clientes
  • Enviar una promoción, a los clientes que no han comprado en los últimos 6 meses.
  • Se realiza una promoción a los clientes top en facturación en el ejercicio 2019
  • Comunicado general del periodo de vacaciones de la empresa
  • Informe a nuestros clientes, de su importe de facturación de un periodo determinado.

Los requisitos para la realización de una campaña son:

  • Tener una lista de distribución
  • Tener una plantilla ya diseñada

 

Al acceder a la sección “Campañas”, podemos pulsar el botón refrescar, se mostrará la relación de las campañas ya realizadas. Con la información del estado, el tipo de campaña, la fecha en la que se creó y la fecha de envío, así como cuantos contactos o e-mails contenía la campaña.

 

campañas

 

6.1 Crear una campaña

Los pasos para la realización de una campaña y su envío es muy sencillo, si ya tenemos todo preparado para realizarlo.

1. Pulsar el botón “Nueva”.

2. En la siguiente pantalla, se solicitarán los datos correspondientes:

 

Datos de la campaña

3. Veamos en detalle cada uno de los datos solicitados:

PARA: se deberá seleccionar la lista de distribución de los destinatarios que queremos enviar dicho comunicado.

DE: se indica tanto el e-mail y el nombre que se desea que llegue como remitente al destinatario. Por defecto se asignará el que se ha indicado en la configuración.

ASUNTO: Indicar el título que queremos asignarle al asunto que recibirá el cliente en su email

4. Plantillas guardadas: Desplegaremos la lista y saldrán todas aquellas plantillas que hemos definido. Hay que elegir la deseada. Tendremos una vista previa en la cual podremos confirmar que la plantilla seleccionada es la que queremos

5. Por último, tendremos dos opciones, si pulsamos en Finalizar más tarde significa que aún nos falta algún dato que en este momento no tenemos y por lo tanto guardaremos la campaña pero no se llegará a enviar. Posteriormente podremos entrar en la campaña y pulsar el botón "Enviar".

6. Una vez la campaña ha sido enviada, ya no se podrá modificar.

 

 

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